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江門市體育局档案安全管理制度
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来源: 江門市體育局     发布日期:2018.11.06

檔案工作制度

一、檔案工作是行政管理工作的一部分,須明確領導分管。

二、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導彙報,以便及時了解檔案工作動向,安排本局檔案工作。

三、檔案工作由專(兼)職檔案管理員負責,對各科室的兼職檔案員進行業務指導,在檔案移交時檢驗質量。

四、遵照“集中統一管理”的原則,本局各類檔案應集中存放在局檔案室,實行統一管理。

六、檔案管理人員要編制各種檢索工具、參考工具,積極爲局檔案管理提供便利,及時做好登記和統計工作。

七、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業務知識,使局檔案工作更趨規範化、科學化。

檔案工作人員崗位責任制

一、檔案工作人員必須認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度。

二、做好本局各種文件材料的收集、歸檔工作。

三、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。

四、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、准確無誤。

五、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作,維護本局的檔案不受損失。

六、刻苦學習檔案業務知識,提高業務能力和學術水平,努力實現檔案管理科學化、現代化。

七、不得私自將檔案外借。

八、做好下屬單位檔案業務工作的指導檢查工作

檔案資料歸檔制度

一、凡是在本局活動中形成的具有查閱利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。

二、各種資料的形成積累、歸檔是各科室的任務之一,應列入各科室兼職檔案員的職責範圍,建立崗位責任制,局綜合檔案室管理員做好指導和監督的同時要搞好檔案集中和統一管理工作。

三、各科室在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理歸檔,由局綜合檔案室統一管理,不得分散在部門或個人手中。

四、各科室兼職檔案員必須將檔案材料按要求整理,並定期將整理好的材料移交檔案室。

五、凡歸檔的資料必須編制歸檔檔號、填寫檔案目錄及文件目錄,做好向檔案室移交的准備工作。

六、各科室移交檔案時應經局綜合檔案室管理員驗收,移交時應履行移交手續,填寫移交清冊。

檔案庫房管理制度

一、努力創造條件實現檔案現代化管理,使庫房管理更趨科學化。

二、庫房由局綜合檔案室管理人員負責管理,並負責每天檢查門窗電的開關情況。

三、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,並每月檢查一次,發現問題及時處理。

四、明確各類檔案的界限,實行分類分櫃存放保管。

五、庫房必須具有專用櫥櫃,並有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。

六、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。

七、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。

檔案保密保衛制度

一、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神聖職責。

二、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥櫃存放檔案。必須設有專門的查閱室。

三、檔案庫房和檔案櫥櫃必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續。

四、檔案管理人員不得擅自將局文件、檔案資料帶離單位,確有工作需要,應經局領導審批、登記備案。

五、不得擅自翻印、複印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不准向無關人員談論、泄露有關檔案內容。

六、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。

檔案資料借閱制度

一、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經同意,不准私自帶走。

二、凡查閱本單位重要的檔案或在一定範圍內控制使用的檔案,應經單位領導同意。

三、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經本單位領導批准,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。

四、凡摘抄本局檔案材料,應寫明時間、資料號、目錄,並認真校核。出具證明材料,要加蓋公章,方能有效。如需要複制,須經局領導同意。

五、查看檔案,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布檔案內容。如確因工作需要對外公布的,參照本局信息公開管理辦法,經局領導審批、登記備案。

六、查閱檔案,必需注意愛護檔案,不得在文件材料上圈點。批注、勾畫、汙損,更不得撕毀原件。

檔案銷毀制度

一、檔案銷毀必須經局主要領導審核同意並報區檔案行政主管部門登記備案。

二、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和档案的简短历史情况、销毁档案时间、保管期限及其数量和详细 内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。

三、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,並需簽名蓋章以示負責。

四、被銷毀檔案如送造紙廠打漿,必須在監督下進行,打成紙漿後監銷人員方可離開。

檔案保管制度

一、檔案室內的檔案櫃要統一編號,檔案、資料要按分類順序排列整齊,

二、認真落實檔案室內的八防措施。檔案室內應放置檔案專用滅火器材,以應急需;門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人保管,不得隨身攜帶;經常清掃、整理檔案室的清潔衛生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規定標准;定期放置殺蟲劑,並視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。

三、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,並作記錄。

檔案統計與彙報制度

一、局辦公室要指定專人兼管檔案統計工作;負責全局檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作;負責檔案部門需要的各種報表的填報工作。

二、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:檔案目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

三、建立健全統計台帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數據,按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字准確無誤。

四、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,准確無誤地報出,所報各類數據不得弄虛作假。

五、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數字要進行綜合統計,形成完整的統計資料。

六、統計人員要依據統計的數字及報表中的各項統計指標,進行調查、綜合分析、對比,從中找出存在的問題,提出改進措施。

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